AssociateX privacy policy
Last updated 2 November 2026
AssociateX is the work app of CDI Group and its companies, including True North and Mecanoz ("we"). It connects to our business management system, BMS, at bms.cdintgroup.com. This page explains what the app collects, why, and what you can ask us to do with it.
What the app collects
- Account details: your name, work e-mail, employee code and company. If you sign in as a guest, the name and phone number you type in.
- Location: when you record something in the app (a refuel, a checklist, a request), the app saves where the phone was at that moment, precise or approximate depending on what you allowed. The app does not track you in the background.
- Photos and files: only the ones you take or attach yourself, for example a photo of a fault or a document for a form. The camera is also used to scan asset QR codes; those images are not kept.
- Your work records: the requests, refuels, checklists, approvals, tickets and forms you fill in.
- Device details: a notification token, the phone's platform and language, and the app version, so we can send you notifications and know which version you are running.
Why we use it
To run the app and the work it supports: to record who did what, where and when, to route approvals and notifications, and to keep company, safety and fuel records. We do not use your data for advertising and we do not sell it.
Who can see it
Your data is stored in BMS. People in our companies see it when their job needs it, for example your manager when approving a request. We use Microsoft to sign you in and Google Firebase to deliver notifications; they process data only to provide those services. We share data with authorities only when the law requires it.
Security
Everything the app sends travels over an encrypted connection (HTTPS). Work you record while offline is kept on the phone until it can be sent, then sent to BMS.
How long we keep it
We keep work records for as long as our companies need them for operations and for as long as the law requires for safety, fuel, employment and financial records. Guest sessions and notification tokens are removed when they are no longer used.
Your choices
- You can turn off location, camera or notifications in your phone's settings. Some features need them to work.
- You can ask to see, correct or delete your data. See how to delete your account and data.
Contact
Questions about this policy: ids@aridstudios.com.au.
Política de privacidade do AssociateX
Última atualização: 2 de novembro de 2026
O AssociateX é a aplicação de trabalho do CDI Group e das suas empresas, incluindo a True North e a Mecanoz ("nós"). Liga-se ao nosso sistema de gestão, o BMS, em bms.cdintgroup.com. Esta página explica o que a aplicação recolhe, para quê, e o que nos pode pedir.
O que a aplicação recolhe
- Dados da conta: nome, email de trabalho, código de funcionário e empresa. Se entrar como convidado, o nome e o telefone que escrever.
- Localização: quando regista algo na aplicação (um abastecimento, uma checklist, um pedido), a aplicação guarda onde o telemóvel estava nesse momento, exata ou aproximada conforme o que tiver autorizado. A aplicação não o segue em segundo plano.
- Fotografias e ficheiros: só os que tirar ou anexar, por exemplo a fotografia de uma avaria ou um documento para um formulário. A câmara também serve para ler os códigos QR dos equipamentos; essas imagens não ficam guardadas.
- Registos de trabalho: os pedidos, abastecimentos, checklists, aprovações, tickets e formulários que preencher.
- Dados do dispositivo: um código para notificações, a plataforma e a língua do telemóvel e a versão da aplicação, para lhe enviarmos notificações e sabermos que versão está a usar.
Para que usamos
Para a aplicação funcionar e para o trabalho que ela apoia: registar quem fez o quê, onde e quando, encaminhar aprovações e notificações, e manter os registos da empresa, de segurança e de combustível. Não usamos os seus dados para publicidade e não os vendemos.
Quem os vê
Os dados ficam no BMS. As pessoas das nossas empresas veem-nos quando o trabalho delas o exige, por exemplo o seu responsável ao aprovar um pedido. Usamos a Microsoft para o autenticar e o Google Firebase para entregar notificações; tratam os dados só para prestar esses serviços. Só partilhamos dados com autoridades quando a lei o exige.
Segurança
Tudo o que a aplicação envia segue por ligação cifrada (HTTPS). O que registar sem rede fica no telemóvel até poder ser enviado e depois segue para o BMS.
Quanto tempo guardamos
Guardamos os registos de trabalho enquanto as empresas precisarem deles para a operação e durante o tempo que a lei exige para registos de segurança, combustível, emprego e financeiros. As sessões de convidado e os códigos de notificação são removidos quando deixam de ser usados.
As suas opções
- Pode desligar a localização, a câmara ou as notificações nas definições do telemóvel. Algumas funções precisam delas.
- Pode pedir para ver, corrigir ou eliminar os seus dados. Veja como eliminar a sua conta e os seus dados.
Contacto
Dúvidas sobre esta política: ids@aridstudios.com.au.